6 הצעות לשיחת ועידה מרתקת
כתוצאה מהאקלים הכלכלי הנוכחי, חברות רבות מבקשות לחתוך הוצאות. דרך אחת כזו היא לארגן פגישות באמצעות שירותי ועידה. לא רק שהמשתתפים יצמצמו נסיעות יקרות, הם גם יוכלו למקסם את איכות הזמן שלהם מכיוון שהם לא יסעו או ימתינו בשדה תעופה. שיחות ועידה יכולות להיות בחירה מצוינת לפגישה עבור עובדים ולקוחות, אך הן דורשות מאמץ כדי להפוך אותן לבעלי ערך ומהנה עבור כל המשתתפים. תמלול טקסט
טיפ 1: הסר רעשי רקע. אחת האסטרטגיות החשובות ביותר ליישום במהלך כל שיחת ועידה היא לחסל כל רעשי רקע. על המשתתפים לכבות את כל שאר הטלפונים, הביפרנים וכו' ממש כאילו היו בפגישה פנים אל פנים. רצוי שהם יהיו בחדר שקט שיהיה ללא הפרעות או הפרעות. זה יאפשר לחברים להתמקד באופן מלא בפגישה.
טיפ 2: הגדר את כללי היסוד. יש להחליט מראש האם למשתתפים תהיה זכות להשתמש במחשבים שלהם במהלך השיחה או לא. היתרון בגישה הוא שניתן לשלוח קבצים מצורפים אל/מ הקבוצה במהלך הפגישה. החיסרון העיקרי הוא שהמשתתפים עשויים לנסות לבצע ריבוי משימות ולבצע עבודה אחרת בזמן שיחת הועידה, ולכן תשומת הלב שלהם לא תהיה כולה על הדיון. מסיבה זו, ההחלטה צריכה להתקבל לפני הפגישה ולמסור את הציפייה לכל הצדדים המעורבים.
טיפ 3: תקשר את סדר היום. אסטרטגיה חשובה נוספת היא לקיים סדר יום לפגישה ולהפיץ אותו לכל המשתתפים לפני תחילת הפגישה. סדר יום זה צריך לכלול את שעת ההתחלה, מספר השיחה וכל הכנה הדרושה לחברים לקראת השיחה. בנוסף, יש לצרף כל חומר שייבדק במהלך השיחה. על סדר היום לציין את הציפיות של המשתתפים במהלך הכנס.
טיפ 4: זהה מנחה. תמיד צריך להיות מנחה לשיחת הועידה. אדם זה יבטיח שלכל המשתתפים תהיה הזדמנות להישמע כמו גם להשאיר את הקבוצה במשימה עם סדר היום. אדם זה לא צריך להיות הבוס, אלא מישהו שיכול להבטיח סדר במהלך השיחה. אדם זה יכול להיות אחראי גם על הקלטת השיחה. שירותי שיחות ועידה רבים בחינם מספקים פונקציונליות הקלטה. לאחר סיום השיחה ניתן לתמלל את הקלטת לכל החברים וכולם ידעו את ההחלטות שהתקבלו ואת המטלות שניתנו. יתר על כן, המנחה יכול לעקוב אחר רעיונות או נושאים שהמשתתפים מעלים שלא היו על סדר היום. ניתן לדון בפריטים הנוספים הללו בסוף הוועידה אם הזמן יאפשר או להגיש אותם לשיחת הועידה הבאה. כאשר השיחה מסתיימת, על המנחה לסכם את ההחלטות והמטלות שנעשו כדי לוודא שהן נלכדו כהלכה. כל המשתתפים צריכים להסכים על הזמן המותר לתמלול הקלטת הפגישה. בדרך כלל, ניתן להשלים ולהפיץ תוך מספר ימים, או שבוע לכל המאוחר. תמלול טלפון
טיפ 5: בקש מהמשתתפים להזדהות. בכל פעם שמשתתף בשיחת ועידה מדבר, הוא או היא צריכים לזהות מי הם. מכיוון שהקבוצה אינה נוכחת פיזית יחד, לעיתים יהיה מאתגר לברר מי אומר מה. אם הדובר תמיד מזהה מי הם לפני שהוא מדבר, זה יעזור להבטיח שכולם ידעו מי מדבר. כמו כן, זה יעזור למנחה להבין מי לא צלצל ואת מי הוא או היא עשויים להזדקק לדיון בשיחת הוועידה.
טיפ 6: סקור מה עבד ומה לא עבד. לבסוף, יש לקיים דיון על מה עבד ומה לא במהלך שיחת הוועידה. ניתן לבצע שינויים בפורמט לוועידה הטלפונית הבאה. לאחר שהדיון הזה הסתיים, קבע את פגישת שיחת הועידה הבאה. מינוף הרעיונות הללו יבטיח לכם כנס יעיל ומרתק לכל המשתתפים שלכם.