מיקור חוץ של תמלול רפואי עוזר להפחית את הוצאות הניהול
מכוני בריאות רבים עשויים שלא להיות מודעים לכך שהוצאות הניהול מהוות מרכיב עלות עיקרי בתמלול פנימי
כאשר מחושבים את עלות התמלול הרפואי הביתי, אחד ממרכיבי העלות שלעתים קרובות מתעלמים מהם הוא עלות ניהול צורכי התמלול הרפואי בבית. ניהול תמלול רפואי בבית יכלול בדרך כלל את פעילויות הניהול הבאות: תמלול טקסט
חיפוש האנשים הנכונים: זה יכלול פרסום עבור אנשים והערכת איכות האנשים לפני גיוסם כמתמללים
ציוד מקור: זה יכלול הערכת דרישות הציוד (כולל מחשבים, מכשירי האזנה, דוושות כף הרגל, מדפסות, מכשירי כתיבה וכו') ולאחר מכן רכישתם במחיר הנכון
טכנולוגיית המקור: יש להעריך ולרכוש את הטכנולוגיה הנדרשת להפעלת תמלול רפואי כמו תוכנות לניתוב, חומות אש, הצפנות, העלאה, הורדה וארכיון.
הקצאת שטח: יהיו צרכי שטח מסוימים לביצוע עבודות תמלול בתוך הבית, יש להעריך ולהקצות
הכשרת האנשים: אנשים צריכים לקבל הכשרה לגבי דרישות העבודה והנהלים שיש לעקוב אחריהם וכו'.
לאחר שהמשאבים נמצאים במקום, השלב הבא הוא ביצוע העבודה הכולל את השלבים הבאים:
איסוף הכתבות: יש לאסוף את הכתבות על ידי רופאים במקום מרוכז להמשך עיבוד
הקצאת הכתבה: יש להקצות קבצי אודיו מוכתבים לתמלולים רפואיים כדי שיתחילו בעבודתם
פיקוח על עבודת התמלול הרפואי: יש לפקח על העבודה לאחר שנאספה והוקצתה כדי לוודא שהיא מבוצעת על פי התקנים הנדרשים
הערכת איכות: יש להעריך את הדיוק/איכות של מסמכים מתומללים כדי למזער שגיאות
הערכת זמן אספקה: זמן אספקה של דוחות חשוב מאוד לטיפול בחולים, ניהול רישום וניהול חובות וכו'. לכן יש לשמור על לוחות זמנים. תמלול טלפון
הבטחת אבטחה: התמלול יחייב העברה של קבצים חסויים של מטופלים הלוך ושוב, יש להקפיד לוודא שכל ערוצי השידור מאובטחים ותואמי HIPAA/HITECH
איסוף כל הקבצים המתומללים: יש לאסוף את כל הקבצים המוגמרים בשרת מרכזי אחד לשידור חזרה לרופאים הנוגעים בדבר לתיעוד שלהם ולשימוש נוסף
קבלת משוב: יש לאסוף מהרופאים משוב על איכות הדוחות יחד עם כל הפורמטים המיוחדים הנדרשים ולהעביר אותם למתמללים לצורך יישום
עדכון/הכשרה של מתמללים רפואיים בהתפתחויות האחרונות: בתחום הרפואי יש פיתוחים חדשים על בסיס יומיומי מבחינת תרופות, טיפולים וכו', מתמללים רפואיים צריכים להתעדכן כל הזמן בפיתוחים אלו
ביצוע סידורים לדרישות תמלול רפואי לחגים/חירום: עקב אי-חיזוי של זרימת מטופלים ותנודות בצוות במהלך חופשות וכו' יש לבצע סידורים כך שצורכי תמלול יטופלו בזמנים אלו
אחזקת ארכיונים: ארכיון דוחות רפואיים לגישה נוחה במקרה של התייחסות עתידית למטרות שונות
הסדרת תיקונים ותחזוקה לכל הציוד למניעת תקלות: תיקון ותחזוקה של ציוד תמלול הוא תהליך מתמיד הנדרש לביצוע חלק של עבודת תמלול
המגוון העצום של פעילויות הניהול הנדרשות לביצוע תמלול בתוך הבית יוסיף לעלות לשורת תמלול. כאשר צורכי התמלול מועברים למיקור חוץ, למעשה כל עלויות הניהול והפעילויות הקשורות לתמלול פנימי יועברו למיקור חוץ. הערכת ספק שירותי התמלול הרפואי על בסיס איכות/דיוק, תמחור, זמן אספקה ואבטחת מידע חשובה לפני קבלת החלטת מיקור חוץ.