Bookmarking אתר מאמרים לפרסום, הפצה וקידום של מאמרים בחינם

צוותי שיפור בקהילה – גם אנחנו יכולים

מבוא

ראשית- הבהרה – הכתבה פונה לגברים ולנשים גם יחד אך מטעמי נוחות נכתבה בלשון זכר.

התחדשות, התקדמות ושיפור דרשים בכל מקום ובכל עת. ישנן דרכים שונות מגוונות לשפר ולחדש ובמאמר זה אנסה להציע אימוץ דרך מחשבתית ותהליכית מהעולם העסקי לעולם הקהילתי והחברתי.

ההליך יכול להתקיים בכל מקום ודרך כל מדיה שכן כל שנדרש הוא רב שיח תוך חשיבה יוצרת, יוזמה ופתיחות של השותפים לצוות.

כל מקום ? כן, במשפחה, בעמותה, באגודה, בחברה ואפילו בקבוצות חברים כאלה או אחרות. בכל מקום יש מחד גיסא נושאים הדורשים טיפול ומאידך גיסא יש יזמים שרוצים להוביל את השינוי המיוחל.

כדי להיות "יזם" לא צריך להקים חברת הזנק, להיות בעל הון או להיות בכיר בחברה… מספיק להיות מי שמזהה בעיה שדורשת טיפול או הזדמנות שאפשר למנף, לכנס כמה שותפים ו…קדימה לעבודת הצוות

התכנסות הצוות

התכנסות צוות יכולה שתתקיים בישיבות סדורות במיקום מוגדר אולם ניתן בהחלט להשתמש באמצעי מדיה שונים שהולכים ומשתכללים מידי יום.

עומדים לרשותנו יישומים מגוונים. החל מהפשוטים שבהם כמו קבוצות Whatsapp או מדיות חברתיות דומות דרך יישומים חינמיים לשיחות קבוצתיות כמו Zoom או Hangout ועד ליישומים מתקדמים שהם בדרך כלל בתשלום כמו Webex של סיסקו ודומיו.

הכלל החשוב בהתכנסות הצוות הוא ניהול ההתכנסות ולהלן נקודות שיש לנהל מראש :

• מועד מדויק. תאריך, שעה, מיקום או לינק.
• זמן סיום מדויק. לא כדאי לחרוג ממנו.
• פירוט נושא ההתכנסות – יפורט בהמשך הכתבה.
• תיאור המטלות שצריכים להכין משתתפי ההתכנסות – יפורט בהמשך הכתבה.

אז איך מתחילים

ההליך יכול להתחיל כאמור בזיהוי בעיות או הזדמנויות ע"י מי שהוא יזם באופיו אבל לא רק. אפשר בהחלט לכנס צוות חשיבה שחבריו יעלו רשימה של רעיונות לטיפול.

בהתכנסות הראשונה נעסוק בהקמת הצוות. נבחר יו"ר לצוות שמוסכם על כל השותפים ונלמד על תהליך. בשלב זה כדאי מאד לזמן להתכנסות את מי שמכיר את תהליך צוותי השיפור ויודע להנחות  אותו. עומד לרשותנו אתר "המרכז הלאומי לצוותי שיפור בישראל" מבית האגודה הישראלית לצוותי שיפור ושש סיגמא בלינק : http://www.shipur.org.il/BRPortal/br/w?c=cp:forms,sx:1,p:121

ניתן לפנות לאגודה ולבקש ציוות מנחה לצוות שיפור כדי שיסביר לשותפים מה עושים, איך עושים, מתי עושים. באיזה כלים משתמשים, איך אוספים נתונים, איך בוחנים תוצאות ואיך בוחרים פתרון ליישום. האגודה תעשה מאמץ והשתדלות למענה לבקשה.

התכנסויות

1. התכנסות 1 – כאמור נפעל למינוי יו"ר ולהכרת התהליך.
2. התכנסות 2 – נבחן רשימת הזדמנויות לשיפור ונבחר הזדמנות אחת שבה בחרנו לטפל. בשיטת "סיעור מוחות" יעלה כל משתתף רעיונות לטיפול ובעזרת הצבעה דמוקרטית או טבלה לבחירה לפי קריטריונים נבחר הזדמנות אחת מעשית לטיפול בעלות סבירה ושתוצאת הטיפול באמת תשפיע על הנושא.
3. התכנסות 3 – ניסוח מדויק של ההזדמנות שנבחרה לטיפול ובדיקת המצב הנוכחי. ניסוח נכון של הזדמנות הוא 50% מהפתרון. ננסח את ההזדמנות במשפט אחד, ספציפי, מדויק ומכוון פתרון, במה אנחנו רוצים לטפל. דוגמה לניסוח לא יעיל : שיפור אתר העמותה. דוגמה לניסוח של אותה הזדמנות לטיפול יעיל: העלאת כמות הכניסות לאתר העמותה בתוך חודשיים ע"י שיפור הנראות של דף הבית.
4. התכנסות 4 – איסוף מידע. על השותפים לצוות יוטלו מטלות לאיסוף מידע על המצב הקיים לפני תחילת עבודת הצוות. תתבצע חלוקת מטלות ותפקידים.
5. התכנסות 5 – הצבת הנתונים שנאספו בטבלאות ותרשימים כשכל מי שהוטלה עליו מטלה מציג לשותפים לצוות את תוצאות פעילותו לצורך התרשמות והכלה.
6. התכנסות 6 – ניתוח נתונים ואיתור סיבת שורש להזדמנות. ניתן להשתמש בכלים שונים לאיתור סיבת השורש כמו : סיעור מוחות, דיאגרמת סיבה-תוצאה, ניתוח פארטו, היסטוגרמה, תרשים זרימה, תרשים פיזור, תרשים בקרה ועוד…
7. התכנסות 7 – גיבוש שורה של פתרונות ודרכים למימוש ההזדמנות בשיטת סיעור מוחות. כל אחד מעלה רעיונות, אף רעיון לא נפסל. מאחדים רעיונות דומים ומתחילים להתכנס על מספר קטן של פתרונות מועדפים.
8. התכנסות 8 – בחירת פתרון אחד ליישום ע"י שימוש בטבלאות בחירה, ניתוחי עלות וחשיבה מבוססת סיכונים כדי לוודא שהפתרון שבחרנו לא גורם נזק בתחומים אחרים.
9. התכנסות 9 – הכנת תוכנית מימוש לפתרון שנבחר תוך הטלת מטלות לבחינת היתכנות המימוש על השותפים לצוות.
10. התכנסות 10 – ביצוע מימוש בזעיר אנפין של הפתרון שבחרנו כדי לוודא שהפתרון ישים, עלותו סבירה והוא מקובל על שותפים להזדמנות שמחוץ לצוות כמו המשפחה המורחבת, חברי הקהילה או העמותה וכד'.
11. התכנסות 11 – הצגת הפעילות של המימוש בזעיר אנפין לכלל השותפים בצוות וקבלת החלטה האם להמשיך ביישום נרחב של הפתרון.
12. התכנסות 12 – מימוש הפתרון במלואו, בחינת אפקטיביות תוך השוואה לנתונים שאספנו בהתכנסות 4 כדי לוודא שאכן השיפור יעיל. נרים כוסית ונחגוג את התהליך החדש שישפר את מעורבותנו בקהילה שלנו.

סיכום

תהליך "עבודת צוות" היא שיטה לפתרון בעיות או ניצול הזדמנויות המקובלת בקהילה העסקית. כותב  המאמר ממליץ לנסות וליישם את השיטה גם בקהילות חברתיות החל מהמשפחה המצומצמת וכלה בקהילה נרחבת כמו קהילה עירונית או בהתאגדויות דומות.

כאמור, התכנסויות יכולות להתבצע בשיטות שונות החל מקרבה פיזית בישיבות או התכנסות משפחתית וכלה בהתקשרויות באמצעי מדיה שונים הזמינים לקהל הרחב.

הניסיון מראה שהשיטה יעילה, ישימה ותוצריה מקובלים על הקהילה היות וגובשה בתהליך סדור ומבוקר.

כותב המאמר – אמנון מרגלית

מנהל שירות, איכות ומצוינות ארגונית עם ניסיון של כשני עשורים בתחומי ניהול מרכזי קשרי לקוחות. מומחה בכיר בתחום איכות ומצוינות ובעל חגורה ירוקה במתודולוגית Six- Sigma. בוגר ניהול עסקי בכיר בפקולטה לניהול באוניברסיטת ת"א. מוסמך האיגוד הישראלי לאיכות כמנהל מערכות איכות (ICQM/OE ) וחבר הנהלת האיגוד. שופט בתחרויות האגודה הישראלית לצוותי שיפור ושש סיגמא וחבר הנהלת האגודה.