Bookmarking אתר מאמרים לפרסום, הפצה וקידום של מאמרים בחינם

לא משנה כמה יכינו אתכם לאירוע החתונה, הרי שצפויה לכם התרגשות אדירה שטרם חוויתם אותה. סביר כי אירוע החתונה שלכם מפגיש אתכם לראשונה גם עם ארגון והפקה, בטח שבסדר גודל שכזה. לשמחתכם, ישנם עוד המון זוגות שעשו זאת לפניכם, ועשו זאת בהצלחה גדולה! ההתעסקות הגדולה ביותר שתהיה לכם באירוע, היא דווקא בכל הקשור למוזמנים שלכם.

באחת הפגישות שלכם עם מנהל האירועים של המתחם בו תתחתנו, יוסבר לכם בהרחבה של חשיבות אישורי ההגעה וסידורי השולחנות. לפניכם, מדריך קצר שיעניק לכם טעימה ממה שמחכה לכם:

אישורי הגעה: מתי ומי עושה אותם?

אל האירוע שלכם אתם מזמינים מאות מוזמנים. בעת שהמוזמנים יאשרו הגעה אל האירוע, הם ישנו סטטוס ל"אורחים". את אישורי ההגעה תוכלו לבצע ב-2 דרכים שונות:

• תפעול עצמאי שלכם
• לרכוש שירות של חברה חיצונית

אם יש משהו שלא כדאי לחסוך בו – אישורי ההגעה. הדבר האחרון שתרצו להתעסק בו הוא בטלפונים לאורחים, בניהול דו"חות אקסל ואף לבזבז זמן יקר בשיא הארגונים. מדובר על שירות שעולה בין 500 ל-800 שקלים, ובתמורה חברה חיצונית תדאג לנהל לכם את כל אישורי ההגעה לאירוע החתונה. ישנם מספר סבבים של שליחת SMS, וגם סבב של טלפונים לאורחים שלא השיבו להודעות. החברה תפיק עבורכם דו"ח, כאשר יהיו בו כמה סטטוסים:

• מגיעים
• לא מגיעים
• טרם יודעים

את אישורי ההגעה נהוג להתחיל כשבועיים לפני האירוע. מנהלי האירועים של אולמות אירועים במרכז ישתפו אתכם פעולה באופן מלא, ויסייעו לכם בכל הקשור לניהול המוזמנים, התחייבות למינימום אורחים וכיוצא כזה.

סידורי שולחנות – מוכנים לשחק סודקו?

אם ישנו משהו בארגון האירוע שזוגות קצת פחות אוהבים, הוא סידור השולחנות. מדוע? משום שככל הנראה, הסקיצה הראשונה שלכם תשתנה עוד מספר פעמים. סטטוס האורחים משתנה עד האירוע מספר רב של פעמים, כאשר אתם תלויים במוזמנים שלכם. ישנם אלו שמסמנים שהם לא יגיעו וברגע האחרון הם מודיעים שהם מגיעים, כמו גם מוזמנים שמודיעים שהם מגיעים אך שלושה ימים לפני האירוע משנים את הסטטוס.

כל שינוי שכזה מצריך מכם לשנות את סידורי השולחנות. כידוע, אתם מושיבים את האורחים על פי מידת הקירבה, כך שכל שינוי קטן ברשימת המוזמנים מצריך מכם להיערך מחדש. את סידורי השולחנות יש להגיש למנהל האירוע שלכם כשלושה ימים לפני האירוע. עם זאת, לכם מומלץ להתחיל ולבנות את הסקיצה כשבוע לפני האירוע.