הנהלת חשבונות אונליין לעסקים באמצעות תוכנה לניהול עסק

30 בדצמבר 2020 | מאת: | מאמרים בקטגוריה תוכנה

התחום של הנהלת חשבונות וניהול עסק הוא תחום מדורג שהדרישות לגבי מבעלי העסק משתנות בהתאם לגודל העסק, סוג ההתאגדות של העסק, והיקף הפעילות שלו. כך למשל, כאשר מדובר בחברה בע"מ בעל העסק צריך לקיים הנהלת חשבונות כפולה מול מנהל חשבונות מוסמך.

הנהלת חשבונות כפולה אומרת שמנהל החשבונות לא רק מרכז את התקבולים והתשלומים כדי לגזור את הרווח, אלא שהוא צריך לוודא שיש התאמה בין ההוצאות וההכנסות ובין התנועות של העסק בחשבון הבנק שלו. במקרים כאלה, עלויות הנהלת חשבונות יכולות להיות גבוהות למדי, וחברות רבות מעדיפות להעסיק מנהל חשבונות של עצמן, שידאג לכל הנושא של הנהלת החשבונות בתוך החברה.

לעומתם, עסקים קטנים כמו עוסק מורשה או עוסק פטור (זעיר), אינם מחויבים לבצע את הנהלת החשבונות אצל מנהל חשבונות מוסמך, והם יכולים לעשות זאת בעצמם, כל עוד הדו"ח השנתי מוגש חתום על ידי רואה חשבון. במקרים אלה, בעלי עסקים קטנים בוודאי ישמחו לשמוע שישנו שירות המאפשר להם לקבל הנהלת חשבונות אונליין.

חוסך הרבה כאב ראש

שירות זה של הנהלת חשבונות אונליין מוצע לעסקים על ידי חברות המספקות מגוון שירותים לעסקים קטנים. חברות אלה יכולות למשל לנהל את כל התשתית של הפקת החשבוניות והקבלות של העסק על גבי האינטרנט, ללא צורך להדפיס פנקסי חשבוניות. הן גם יכולות להפיק חשבוניות שלהן עצמן על שם העסק, כך שהעסק לא צריך בכלל לפתוח תיק במס הכנסה או מס ערך מוסף.

מרבית החברות הללו מציעות שירות של הנהלת חשבונות אונליין עבור כל מי שמצטרף לשירותים אחרים שלהם. כך למשל, אם תשתמשו בתשתית הפקת החשבוניות של חברה כזאת, היא עשויה להציע לכם הנהלת חשבונות אונליין, מאחר וגם כך מרבית הנתונים מוזנים על ידכם למאגרי המידע שלהם, והדרך מנתונים שמורים אלה להפקת דו"ח חודשי של הנהלת חשבונות אינה ארוכה ומתבצעת באופן אוטומטי.

בהינתן שעלויות של הנהלת חשבונות יכולות להגיע למאות שקלים בחודש, הרי שעבודה עם חברה כזאת יכולה לחסוך לכם מצד אחד כאב ראש לא קטן, ומצד שני אלפי שקלים בשנה.

עם תוכנה לניהול עסק באינטרנט תוכל לחסוך עבודה רבה וזמן, כמו כן המערכת מביאה להתייעלות הארגון ושירות לקוחות טוב יותר עבור לקוחות החברה. באמצעות תוכנה לניהול עסק ניתן להפיק חשבונית און ליין דיגיטלית בצורה פשוטה ומהירה.

כמו כן תוכנה לניהול עסק מאפשרת להפיק קבלות, זיכויים, חשבוניות מס והכל מתבצע און ליין באמצעות תוכנה מתקדמת הכוללת אפשרויות מתקדמות נוספות כגון שליחת מסמכים ללקוח באי מייל, כמו כן ניתן להמיר את קבצי המערכת לקבצי PDF, לנוחות הלקוחות.

כמו כן כיום מערכות להנהלת חשבונות הפכו להיות פופולריות במיוחד, מכמה סיבות. הסיבה העיקרית לכך טמונה ביכולת לנהל את חשבונות העסק ואת כל המרכיבים החשובים לעסק כגון הפקת חשבוניות, ניהול וביצוע מעקב אחר לקוחות, גבייה וסליקה, מערכת לניהול פרויקטים, מערכות דיוור ושיווק ועוד פרמטרים שונים והכל מתבצע תחת קורת גג אחת.

באמצעות מערכות באינטרנט ניהול העסק הופך להיות קל ופשוט יותר. סיבה נוספת למעבר לתוכנה הוא רמת שירות גבוהה, לאחר המעבר למערכות אינטרנטיות, הלקוחות יוכלו לקבל את המידע או המסמכים שהם זקוקים להם כגון חשבוניות, קבלות, וכדומה בצורה פשוטה ומהירה יותר.

מהי הנהלת חשבונות אונליין?

כיום אין עסק שיכול לפעול ללא הנהלת חשבונות, כל עסק מחויב על פי חוק ברישום ודיווח של הכנסות, הוצאות ועוד. כיום עם התפתחות הטכנולוגיה, יותר אנשים עוברים לשירותים דיגיטליים וכך גם בעלי עסקים שונים.

המעבר לשירותי אינטרנט הפך להיות קל ופשוט מתמיד. תוכנה לניהול עסק באינטרנט מהווה פתרון מהפכני עבור כל עסק. באמצעות המערכת ניתן לדווח על נתונים בזמן אמת ובכך לחסוך כסף, זמן ולהפוך את הפעולות הנדרשות ממחלקת הנהלת החשבונות לפשוטות יותר.

היתרונות של תוכנה לניהול עסק באינטרנט

הנהלת חשבונות ללא ידע מוקדם

אחד היתרונות הבולטים של תוכנה לניהול עסק היא חיסכון בניירת, אין צורך בהדפסת פנקסי חשבוניות ללקוחות, כמו כן המערכת פשוטה וקלה לתפעול, אין צורך בידע מוקדם בהנהלת חשבונות על מנת לבצע את רישום ודיווח התנועות. בנוסף לכך המערכת תורמת ללקוחות העסק על ידי כך שבעלי עסקים יוכלו להפיק חשבוניות על שם העסק. המערכת מספקת פונקציות מתקדמות כגון חישובי מס ערך מוסף, הפרדת מיסים, דיווחים שוטפים וכדומה.

חסכון בעלויות

באמצעות תוכנה לניהול עסק, אין צורך בתשלום לרואה חשבון, מה שיכול לחסוך עשרות אלפי שקלים בשנה. כמו כן בעל העסק יוכל לנהל את העסק און ליין על ידי תוכנה אינטרנטית ולחסוך הוצאות על ניירת.

תמיכה

ניתן לקבל תמיכה על ידי פורום תמיכה ייחודי המאפשר שליחת שאלות טכניות לגבי המערכת, כמו כן מערך התמיכה כולל מדריכים למשתמש, סרטוני הדרכה ועוד.

נתונים בזמן אמת

המידע המתקבל מן המערכת מאפשר לבעלי עסקים לפעול בהתאם לניתוח התוצאות של הגרפיים או הדוחות הכספיים שניתן להפיק, כמו כן המערכת מאפשרת ראייה כוללת על העסק, על ידי ביצוע של השוואות של ניתוחי חודשים קודמים, כל התהליכים מתבצעים בצורה אוטומטית מה שמקל מאד מחלקת החשבונות. כמו כן גישה מהירה לנתונים ודוחות מספקים מידע בזמן אמת חשוב וקריטי לניהול העסק, לצורך שיפור והתייעלות של תהליכים וניהול תזרים מזומנים חיובי.

בנוסף לתוכנת הנהלת חשבונות קיימות מערכות נוספות שיוכלו לסייע בניהול העסק כגון תוכנה לניהול מלאי, המאפשרת סדר וארגון הפריטים, הוספת ברקוד עבור מוצרים, עדכון מחירים ועוד. בנוסף לכך ניתן לרכוש גם תוכנה לניהול ומעקב אחר לקוחות, מערכת CRM, מדובר במערכת המאפשרת ניהול קשרי לקוחות, מעקב אחר תשלומי לקוחות, שמירת פרטים, יצירת קמפיין שיווקי ועוד.

בנוסף לכך קיימת גם מערכת לצורך שיווק ויצירת קמפיין שיווקי לעסק, ניהול פרויקטים וכדומה. מדובר במערכות הכרחיות וחשובות לניהול העסק ולהתייעלות של תהליכי עבודה.

מה מיוחד בתוכנה לניהול עסק?

מגוון של אפשרויות

תוכנה לניהול עסק מאפשרת מגוון רחב של אפשרויות, כמו כן היא מתאימה לחברות ולעסקים קטנים.

חשוב לדעת שההוצאות הכרוכות ברכישה והתקנת המערכת במחשבים של העסק הינה הוצאה משתלמת במיוחד, כמו כן היא תורמת למניעת טעויות שעלולות להתרחש בהנהלת חשבונות ידנית בנוסף לכך, מדובר בתוכנה ידידותית למשתמש ומאפשרת יצירה של כמה משתמשים שונים, כך שכל העובדים במחלקת החשבונות יוכלו לתפעל אותה בצורה פשוטה וקלה במיוחד, לכל אחד מן העובדים במחלקה יש גישה לנתונים הכספיים, ניתן לעדכן רמות הרשאה ואפשרויות נוספות.

כמו כן המערכת תורמת לצמיחה ולהישגים כלכליים של העסק על ידי יצירת ארגון וסדר חדש בכל ההיבטים הקשורים לניהול העסק מבחינה פיננסית וכן מעקב אחר הלקוחות.

יצירת דוחות כספיים וגרפיים

בעל העסק יוכל להפיק דוחות כספיים, יצירת גרפים, המוצגים בתוכנה על ידי "דאשבורד" , ניתן לסנן על פי בחירה וליצור שאילתות מתקדמות, בנוסף לכך, ניתן לייצא את הדוחות הכספיים לתוכנת אקסל.

גבייה וסליקת אשראי

בנוסף לחשבוניות, זיכויים ללקוחות, חשבוניות מס וכדומה, ניתן באמצעות תוכנה לניהול עסק לבצע גבייה וסליקה של כרטיסי אשראי. המערכת מפיקה את הקבלה באופן אוטומטי, כמו כן המערכת מאפשרת גבייה מאובטחת לפי תקן PCI. מלבד אפשרויות הגבייה תוכנה לניהול עסק מאפשרת גם מעקב אחר לקוחות העסק, ניהול קשרי לקוחות, צפייה בהיסטורית ההתקשרות על הלקוחות, ניהול משימות , ניהול מכירות ועוד.

סגור לתגובות על הנהלת חשבונות אונליין לעסקים באמצעות תוכנה לניהול עסק

מאת:

פרסם באתר כ - 19 מאמרים.

.