מהי חשבונית דיגיטלית המופקת בתוכנה עם חתימה דיגיטלית

25 במאי 2020 | מאת: | מאמרים בקטגוריה ניהול

בעת רכישה בחנות או אתר או כל בית עסק למעשה, יש להפיק קבלה / חשבונית ללקוח לפי חוק. זאת על מנת לדווח לרשויות המס בישראל על העסקאות הנעשות בעסק וכדי לאפשר להם מעקב אחר רווחי העסק וכנגזר מכך תשלומי המס הרלוונטיים.

חשבוניות יכולה להיות חשבונית רגילה או חשבונית דיגיטלית המופקת באופן ממוחשב.

חשבונית רגילה

זוהי חשבונית מבוססת נייר ודיו פשוטה. אפשר להפיק אותה או בצורה ידנית (כלומר למלא את פרטי החשבונית עם עט) או להדפיס אותה עם תוכנת הנהלת חשבונות והפקת חשבוניות.

בשני המקרים, יש לשלוח את החשבונית המקורית ללקוח.

חשבונית דיגיטלית

חשבונית דיגיטלית היא חשבונית שמבוססת על מסמך ממוחשב דיגיטלי ולא על נייר. ברוב המקרים המסמך הוא בפורמט PDF שהוא קובץ סגור ושאינו ניתן לשינויים ולעריכה לאחר הפקתו.

החשבונית הדיגיטלית חתומה עם חתימה דיגיטלית, כלומר כוללת בתוכה רכיב שמזהה את המסמך באופן ייחודי ואותנטי.

הפקה של חשבונית דיגיטלית יכולה להיעשות בצורה ידנית (כניסה לתוכנה להנהלת חשבונות וניהול עסק והקלדת פרטי החשבונית) או בצורה אוטומטית (הפקה אוטומטית של החשבונית הממוחשבת מיד עם הרכישה באתר).

חשבונית דיגיטלית יש לשלוח ללקוח באמצעות אימייל ולא להדפיסה על נייר.

על מנת לייעל תהליכים, נמליץ על הפקה אוטומטית של חשבונית דיגיטלית.

חשבונית דיגיטלית – יתרונות

  • החשבונית הדיגיטלית של מערכות לניהול עסק נחתמות בחתימה אלקטרונית מאושרת בחוק ע"י משרד המשפטים וממשלת ישראל.
  • החתימה תקפה על כל סוגי החשבוניות הוירטואליות וכל סוגי המסמכים הממוחשבים.
  • ניתן לחתום על מספר בלתי מוגבל של חשבוניות אלקטרוניות בחודש.
  • מתאים לכל גודל של ארגון.
  • מתאים למספר חותמים במערכת ארגונית.
  • מוכר ומזוהה ע"י חברות כמו Microsoft, Google, Apple, Adobe.
  • מסמכים אלקטרונים מאוחסנים באופן דיגיטלי ומאובטח.
  • ללא צורך בהתקנת חומרה.
  • תוכנה קלה וידידותית למשתמש.
  • ניתן לחתום על חשבוניות דיגיטלית בודדת או אפילו מאות אלפי חשבוניות באופן אוטומטי!
  • זיהוי חותם החשבונית הדיגיטלית עם שם , ת.ז., אימייל, כתובת וכו'.
  • החתימה הדיגיטלית נועלת את מסמך החשבונית הירוקה, ללא אפשרות לזיוף או לשיבוש הנתונים.

מהי חתימה דיגיטלית?

מטרתה של חתימה דיגיטלית מאובטחת או חתימה אלקטרונית היא להציג ולאמת בפני אדם המקבל דואר אלקטרוני או מסמך ממוחשב, את זהות ופרטי שולח ההודעה, שעת השליחה וכמובן לוודא כי לא בוצעו במסמך שינויים כלשהם מאז ההפקה.

חתימה דיגיטלית מתבצעת באמצעות תהליך הצפנה ייחודי ממוחשב, שנעשה בשימוש מפתח הצפנה פרטי שנמצא בבעלות מייצר ההודעה או החשבונית הדיגיטלית לענייננו. לאחר הפקת המסמך החתום דיגיטלית, התוכן המוצפן מועבר באופן אסימטרי לנמען וקריאתו מתאפשרת, רק באמצעות שימוש במפתח פומבי או ציבורי שנשלח יחד עם המסמך האלקטרוני החתום ומאפשר למקבל ההודעה לקרוא אותה ולאמת את פרטיה.

מי צריך חתימה דיגיטלית מאובטחת?

בשנים האחרונות מתרבים העסקים הדיגיטליים המפעילים אתרי אינטרנט למכירות מקוונות (סליקה מקוונת), ובכדי להתייעל, עסקים אלו שולחים חשבונית דיגיטלית אלקטרונית ללקוחותיהם באמצעות דואר אלקטרוני ובכך חוסכים את זמן העבודה הנדרש מאדם המנפיק את החשבוניות הדיגיטליות, חוסכים את עלויות ההדפסה, עלויות המשלוח, טעויות אנוש וכדומה.

אחת הבעיות במשלוח חשבונית דיגיטלית בדוא"ל, היא לוודא כי שום גורם לא יכול לשנות את פרטי החשבונית האלקטרונית לאחר הפקתה ולאפשר ללקוח (מקבל החשבונית) לזהות את מקור המשלוח, לדוגמא: זיהוי אתר האינטרנט בו בוצעה הרכישה הווירטואלית.

כמו כן, בית עסק שמעוניין לשלוח חשבונית מקור דיגיטלית באמצעות דואר אלקטרוני, מחויב לבצע את פעולת ההחתמה הדיגיטלית שנועלת את המסמך, אחרת הוא עובר על החוק במדינת ישראל. מערכת לניהול עסק מעניקה שירותי סליקת כרטיסי אשראי, תשלומים בפייפאל, והוראות קבע בנקאיות מאפשרת לסוחרים להנפיק חשבוניות ממוחשבות חתומות דיגיטלית עבור כל סוגי התשלומים, לשלוח אותן בצורה אוטומטית ללקוחות בדואר אלקטרוני ובכך לעמוד בחוקי המדינה ולשפר את השירות הניתן ללקוח הקצה.

סגור לתגובות על מהי חשבונית דיגיטלית המופקת בתוכנה עם חתימה דיגיטלית

מאת:

פרסם באתר כ - 8 מאמרים.

.